Libor Kubín Nedavno se mnogo priča o GTD metodi – Getting Things Done, koja pomaže ljudima da budu produktivniji, da upravljaju svojim poslom i privatnim životom. 27. aprila će se u Češkoj održati 1. konferencija o ovoj metodi, a Jablíčkař.cz je jednog od najpoznatijih pozvao na intervju. Lukáš Gregor, nastavnik, urednik, bloger i također GTD predavač.
Pozdrav, Lukas. Recimo samo da nikad nisam čuo za GTD. Možete li nam kao laicima reći o čemu se radi?
Metoda Getting Things Done je alat koji nam omogućava da budemo mnogo produktivniji. Zasniva se na činjenici da, uprkos činjenici da je mozak fascinantan organ, on ima određena ograničenja kojih i sami bojkotujemo (ili kojih nismo svjesni). Na primjer, potapanjem ili bolje rečeno plijevom iz potpuno neshvatljivih razloga. U takvom stanju teško se može iskoristiti u punom potencijalu tokom kreativnih procesa, razmišljanja, učenja, a ne može se ni odmoriti. Ako pomognemo našoj glavi od balast (što znači: od stvari koje zapravo ne moramo da nosimo u glavi), činimo prvi korak ka efikasnosti.
A GTD metoda nudi smjernice u samo nekoliko koraka kako biste došli do tog stanja smirenosti i sposobnosti fokusiranja. Kako razbistriti glavu pomoću odgode stavke u takozvano poštansko sanduče i kako sve svoje projekte i "zadatke", bilo lične ili poslovne, organizirati u jasan sistem.
Kome je metoda namijenjena, kome može pomoći?
Suzi mi se na usta da stane za svaki, ima svoje nedostatke. Ako gledam kroz različite vrste poslova, oni koji su u suštini bazirani na akutnosti i reagiranju na okolinu (npr. vatrogasci, doktori, ali i razna tehnička podrška, ljudi na telefonima...) moći će koristiti samo djelić metode, ili će jednostavno koristiti metodu za svoj lični razvoj, lični nivo. A to takođe nije metoda za svakoga, jer postoje ljudi kojima svaki red, sistematizacija zastrašuje ili ih jednostavno parališe čak i više od haosa.
I zapravo još jedna kategorija – sigurno nije za one koji svojom slabom voljom sve svoje nevolje uklapaju u metodu, misleći da će im sama pomoći, možda čak i da vode sretniji život...
Sve ostale grupe ljudi mogu početi sa GTD-om.
Postoje li još neke slične metode? Ako jeste, kako biste ih uporedili sa GTD-om?
Postoji potreba da se GTD donekle demistifikuje. Bez upuštanja u historiju razmatranja produktivnosti, naravno, bilo je pokušaja rješavanja problema upravljanja vremenom već duže vrijeme (da, još u antičkoj Grčkoj). Iako GTD nije direktno o ovome, to nije ni neko novo čudo, lijek koji bi David Allen izmislio iz vedra neba kroz bjesomučne eksperimente u laboratorija. Metoda sadrži više zdravog razuma nego eksperimentiranja, čak bih se i jeretički usudio reći tu etiketu metoda to joj na neki način šteti, a ja bih naglasio upravo taj aspekt Alati a logičan slijed koraka, što može pomoći.
Samo sugerišem da svakako ima sličnih metode, pristupi koji govore o tome kako najbolje riješiti svoje "obaveze", neki imaju takve metode a da ih nigdje ne čitaju, samo im padne na pamet. (Uzgred, žene vode u ovom smjeru.) Ali kad bih našao nekog drugog alat, što se direktno odnosi na GTD, to bi svakako bila ZTD metoda (Zen To Done, prevedeno kao Zen i urađeno ovdje). Pogodno je rješenje ako je osoba već namirisala GTD i počela rješavati problem prioritizacije zadataka, jer je Leo Babauta spojio GTD sa pristupom Stephena Coveyja i sve formulirao tako da je jednostavno. Ili pogodno rješenje ako ne želi rješavati GTD, ne želi ni čitati Coveya, on je više freelancer, minimalističko biće.
Dakle, koji je prvi korak na putu do GTD-a ako shvatim da želim nešto da uradim sa svojim vremenom i zadacima?
Početnicima uvijek preporučujem da rade barem dva, tri sata često za potpuni mir. Pustite neku lepu muziku, možda otvorite bocu vina. Uzmite list papira i napišite ih sve na njemu, bilo u tačkice ili koristeći mapu uma projekti, na kojem trenutno rade. Izvucite maksimum iz svoje glave. Možda će pomoći i takozvana područja interesovanja (= uloge) koje volim da koristim, na primjer zaposlenik, muž, otac, sportista... i pojedinačni projekti ili grupe/liste obaveza.
Zašto sve ovo? Na kraju krajeva, kada izbacite ove osnove iz glave, moći ćete početi vježbati GTD. Počnite odlagati, snimite dolazni stimulans i zatim ga dodijelite projektu koji ste već označili prilikom sortiranja.
Ali pitanje je takođe uključivalo uradi nešto sa svojim vremenom. U tom pravcu GTD nije baš najprikladniji, odnosno ona stvara pozadinu, osnovu, ali ne radi se o planiranju. Ovdje bih preporučio da uzmete knjigu Prvo najvažnija stvar, ili jednostavno da prestanem, udahnem i razmislim gde sam trenutno, gde želim da idem, šta radim za to... Radije je za drugu debatu, ali GTD će dozvoliti osobi da stane i uzme dah.
Šta mi je potrebno da koristim GTD? Trebam li kupiti neki alat? Šta biste preporučili?
Naravno, metoda se prvenstveno odnosi na pravilne navike, ali ne bih potcijenio izbor alata, jer i on utiče na to koliko ćemo uspjeti živjeti s metodom. Pogotovo na početku, kada tek gradite svoje povjerenje u metodu, dobar alat je vrlo važan. Mogao bih preporučiti neku specijaliziranu aplikaciju, ali bio bih pažljiviji. Za početnike, imam dobro iskustvo sa Wunderlistom, koji je više sofisticirana "to-do lista", ali neke procedure se već mogu isprobati i naučiti na njoj.
No, nekima je puno ugodnije papirnato rješenje, koje ima svoju draž, ali i svoje granice, definitivno nije toliko fleksibilno pri traženju i filtriranju zadataka.
Zašto metoda ima više softverskih aplikacija za Apple nego za Windows? Da li se ova činjenica na bilo koji način očituje među onima koji su zainteresirani za metodu?
Ponuda za Windows nije mala, ali se uglavnom radi o alatima koji postoje, a ne koriste se. Rasprostranjenost GTD aplikacija za Apple platformu također može proizaći iz grupa koje rade s ovom metodom - često su to slobodnjaci ili ljudi iz IT područja. A ako uđemo u korporativni svijet, moguće je koristiti Outlook direktno za GTD.
Postoji li razlika između korištenja GTD-a za studente, IT menadžere, mame koje ostaju kod kuće ili čak starije osobe?
Ne u principu. Samo će projekti biti drugačiji, za neke će prevladati detaljnija podjela na pojedinačne korake, dok će za druge prevladati rad sa rutinama. Upravo je to snaga GTD-a, njegova univerzalnost.
Šta GTD metodu čini toliko jedinstvenom da dobija sve nove obožavatelje?
Na ovo djelimično odgovaram u prethodnim odgovorima na pitanja. GTD se bazira na zdravom razumu, poštuje funkcionisanje (i ograničenja) mozga, predstavlja proceduru organizovanja stvari, a to ne moraju biti samo zadaci, već i raspored kancelarije ili stvari u radionici. Univerzalni je i definitivno može pomoći ubrzo nakon ugradnje, što vidim kao veliku prednost. Rezultati su opipljivi i trenutni, što je ono što je potrebno. Osim toga, možete početi raditi s njim čak i tokom perioda za štampu. Da ste namjeravali da počnete razmišljati o svojoj misiji, bilo bi zaista teško u gomili gorućih rokova.
Samo bih bio oprezan sa tom rečju jedinstven, ja to radije uzimam kao njenu snagu. Da li je jedinstvena, to ću ostaviti zainteresovanima. Odgovara mi da mi je GTD upravo došao kad mi je trebao, pomogao mi je i zato sam ga širio dalje.
Kako GTD izgleda izvan Češke? Kako je u zemlji porijekla, SAD?
Sve što mogu reći je da je rasprostranjenost i svijest veća na zapadu nego ovdje. Ali ja to posebno ne pratim, nemam baš razloga za to. Za mene je važno sopstveno iskustvo i iskustvo onih koji mi se jave, koji čitaju sajt mitvsehotovo.cz, ili koji prolaze kroz moje treninge. Čitam i pretražujem specijalizovane blogove iz inostranstva, ali mapiranje stanja GTD-a u svetu je oblast koja je trenutno iznad mojih potreba.
Nasuprot tome, kakva je zajednica obožavatelja GTD-a u Češkoj?
Zatekao sam sebe kako živim u pomalo izopačenoj stvarnosti. Okružen brojnim korisnicima GTD-a, neko vrijeme sam stekao utisak da je to ipak nešto tako poznato! Ali hej, velika većina svijeta oko mene nikada nije čula za GTD i u najboljem slučaju mogu koristiti samo riječ vremenski menadžment.
A tu je i čudna grupa ljudi koji misle da se od GTD-a pretvara u religiju, ali ja zapravo ne znam odakle taj osjećaj. Zato što neko ko ga koristi dijeli svoje iskustvo ili traži savjete i savjete od drugih?
Obim zajednice obožavatelja GTD-a u Češkoj ne može se precijeniti. Na specijalizovani upitnik, koji je kreiran u sklopu diplomskog rada, odgovorilo je 376 ispitanika, što nas je prijatno iznenadilo. Web stranicu Mítvšehotovo.cz posjećuje oko 12 hiljada pojedinaca tjedno, ali je web stranica konceptualno proširena na druga područja ličnog razvoja, tako da se ovaj broj ne može uzeti kao odgovor na interesovanje za GTD u Češkoj.
Vi učestvujete u organizaciji 1. GTD konferencija ovdje. Zašto je konferencija nastala?
Uočavam uglavnom dva osnovna motivaciona impulsa za konferencije: a) omogućiti susret date zajednice, obogatiti jedni druge, b) privući neobilježene, ljude izvan tog kruga i proširiti im nečim vidno polje, možda čak i obrazovati...
Može li na konferenciju doći početnik ili potpuni laik o GTD-u? Neće li se tamo osjećati izgubljeno?
Naprotiv, vjerujem da je ova konferencija rado dočekala početnike ili neupućene. Naš cilj nije - kako nas neki optužuju - jačanje kult GTD-a, ali da razgovaramo o produktivnosti i efikasnosti, pronađemo načine da dovedemo stvari u red, uskladimo posao i privatni život, itd. A za to je potrebna vizija onih koji nikada nisu čuli ni za kakve metode ili ih još traže. Inače - i ja sam i dalje tragalac, iako treniram GTD.
Pokušajte namamiti naše čitaoce na konferenciju. Zašto bi je posjećivali?
Intuicija mi govori da će se sve odvijati u veoma prijatnoj atmosferi. Ambijent je prelijep, tim ljudi koji to organizuju mi je ljudski blizak, pozvani predavači i gosti su kvalitetni, kažu da treba biti odlično osvježenje i hrana... Pa mislim da će jednostavno biti odlično dan!
Šta biste poručili ljudima koji ne mogu da ispune svoje zadatke u svom radnom životu, a žele malo reda iu privatnom životu?
Alfa i omega je spoznaja dragocjenosti dara koji smo primili i koji nastavljamo primati, sa svakim buđenjem u novi dan. Da jesmo, da živimo. Živimo u određenom prostoru iu određenom vremenu. A upravo to vrijeme je veličina sa toliko nepoznanica da bismo je trebali mnogo više gledati. Možemo da uštedimo novac, možemo i da ga pozajmimo od nekoga, vreme jednostavno prolazi, ma koliko o tome razmišljali. Bilo bi sjajno da smo mu zahvalni i da ga cijenimo. Samo tada organizovanje i planiranje može imati smisla i biti zaista delotvorno.
Ukoliko želite da saznate više o GTD metodi, možete doći i pogledati 1. GTD konferenciju u Češkoj sa čitavim nizom najboljih govornika i predavača iz oblasti ove metode. Web stranicu konferencije i mogućnost prijave možete pronaći u nastavku putem ovog linka.
Lukas, hvala na intervjuu.
