Savjeti za odabir sistema poslovnog upravljanja koji najbolje odgovara vašim potrebama

Komercijalna poruka: Trenutna ponuda na tržištu sistema za upravljanje malim preduzećima je zaista široka. Istovremeno, odabir pravog softvera je zaista važna odluka. Uostalom, ne želite da za nekoliko sedmica saznate da ste napravili neprikladan izbor, prebacite se na drugu aplikaciju i trenirate cijeli tim od početka. Dakle, kako se snalaziti na pretrpanom tržištu i odabrati softver koji će rasti s vama, a da budete u korak s najnovijim trendovima? 

Pogledajte naše savjete o tome kako odabrati najbolji sistem za vaše poslovanje i koje zahtjeve bi softver trebao ispunjavati.

Zašto koristiti sistem upravljanja malim preduzećima?

Postoji mnogo razloga zašto bi preduzeće trebalo da koristi softver za preduzeća. Ne samo velike kompanije, gdje je samo po sebi razumljivo održavanje organizacije u cijeloj kompaniji i svim timovima. Ali i za male kompanije, gdje takav alat za upravljanje poslovanjem može biti moćan alat za poboljšanje procesa kompanije. To dovodi do povećanja konkurentnosti i dugoročnog uspjeha kompanije.

Možda ste u situaciji da vaša kompanija već koristi neke alate... jedan za fakturisanje, jedan za komunikaciju, upravljate tokovima novca u Excelu, u drugom Excelu imate listu kupaca, kalendar, izvode i ostalo na papiru . Ako vam se ovo rješenje čini pomalo haotičnim, onda potražite sveobuhvatniji sistem koji pokriva većinu potreba vašeg poslovnog upravljanja na jednom mjestu.

Glavni razlozi zbog kojih bi čak i male kompanije trebale implementirati sistem upravljanja kompanijom:

1. Poboljšanje efikasnosti i produktivnosti: Efektivno informacioni sistem preduzeća omogućava automatizaciju procesa, smanjenje grešaka prilikom ručnog unosa ili kopiranja podataka i značajnu uštedu vremena. To dovodi do poboljšanja efikasnosti i produktivnosti radnika i povećava performanse kompanije.
2. Bolje upravljanje vremenom: Sistem poslovnog upravljanja olakšava planiranje i organizaciju vremena, zadataka i projekata, omogućavajući zaposlenima da se više fokusiraju na svoj posao i smanjuju stres.
3. Efikasnija razmjena i upravljanje informacijama: Upravljački informacioni sistem pomaže u upravljanju podacima i informacijama i omogućava bolji pristup i dijeljenje podataka između različitih odjela i zaposlenih. To dovodi do poboljšane saradnje među zaposlenima, plus imate sve važne dokumente na jednom mjestu, a to znači da nema više grozničavog pretraživanja papira.
4. Tačnije i brže donošenje odluka: Sistem menadžmenta kompanije pruža informacije u realnom vremenu o statusu projekata i aktivnosti kompanije, omogućavajući brže i bolje informisano donošenje odluka.
5. Smanjenje troškova:Informacioni sistem za mala preduzeća omogućava bolje planiranje i kontrolu prihoda i rashoda i pomaže u identifikaciji oblasti u kojima se troškovi mogu smanjiti.
   

Koje funkcije tražiti u sistemu upravljanja kompanijom?

Automatizacija

Sistem poslovnog upravljanja treba da omogući automatizaciju procesa koji se ponavljaju ili jednostavnih aktivnosti kako bi se svele na minimum greške i gubljenje vremena na zadatke koji se ponavljaju. Automatizacija može uključuju, na primjer, periodično fakturiranje, podsjetnike za plaćanje, automatsko slanje e-pošte, generiranje izvještaja ili kreiranje zadataka ili projekata iz predložaka. Na taj način se može smanjiti opterećenje zaposlenih, smanjiti greške i poboljšati radna efikasnost.

Pohrana podataka u oblaku

Upotreba cloud skladištenja podataka može omogućiti lakše i sigurnije dijeljenje podataka unutar kompanije, sve je jasno na jednom mjestu. Takođe omogućava pristup podacima sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme, što povećava efikasnost rada i omogućava brzu razmenu informacija. Skladištenje podataka u oblaku će također cijeniti sve kompanije u kojima članovi tima, na primjer, rade iz kućne kancelarije. 

Upravljanje zadacima

Softver za upravljanje poslovanjem treba da omogući lako praćenje i upravljanje zadacima i njihovim rokovima. To može uključivati, na primjer, zakazivanje i dodjeljivanje zadataka, praćenje statusa dovršenih zadataka i podsjećanje na zadatke na čekanju. Zahvaljujući tome, članovi tima mogu efikasnije raspoređuju posao, prate njihovo opterećenje i izvršavaju sve zadate zadatke na vreme.

Upravljanje projektima

Sistem upravljanja u kompaniji treba da omogući efikasno upravljanje projektom, uključujući planiranje, koordinaciju i praćenje napretka projekta. To uključuje, na primjer, planiranje budžeta, efikasnost i profitabilnost projekata. Takav sistem omogućava kompaniji da bolje upravlja svojim projektima i ostvaruje bolje rezultate i profit.

U idealnom slučaju, odabrani alat bi trebao ponuditi više opcija za grafički prikaz projekata, kao što su Kanban ploče, Gantt grafikoni ili tabelarni pregledi za jasnu vizualizaciju projekata, budžeta, dodjele zadataka, statusa i napretka.

CRM

Poslovni softver bi također trebao uključivati ​​alate za upravljanje odnosima s klijentima (CRM). Ovo omogućava kompaniji da efikasnije komunicira sa kupcima i bolje upravlja njihovim zahtevima. 

Ako vam sistem omogućava da uskladite CRM sa drugim procesima, kao što su upravljanje projektima, fakturisanje, upravljanje ugovorima ili planiranje tokova novca, unutar jedne platforme za upravljanje poslovanjem, možete videti svoje klijente iz perspektive od 360°.

Upravljanje opterećenjem zaposlenih

Funkcija upravljanja opterećenjem zaposlenih će vam pomoći da efikasnije rasporedite posao među pojedinim članovima tima i tako postignete njihovo optimalno opterećenje. Informacioni sistem kompanije treba da omogući planiranje vremena i zadataka na način da budu pravedno raspoređeni i da zaposleni budu adekvatno opterećeni u skladu sa svojim sposobnostima i radnim učinkom. U isto vreme, trebalo bi da bude sistem je u stanju da prati opterećenje i po potrebi ponuditi odgovarajuće rešenje, na primer preraspodelom zadataka ili povećanjem broja zaposlenih u datom timu. To omogućiće povećanu produktivnost i zadovoljstvo zaposlenih, što doprinosi dugoročnom uspjehu kompanije.

Savjeti za odabir najboljeg softvera za mala poduzeća

Prilikom odabira softvera za mala poduzeća, važno je identificirati svoje potrebe i uzeti u obzir svoj budžet.

Uzmite u obzir i lakoću implementacije i upotrebe softvera, mogućnost integracije sa drugim sistemima i softverom, mobilnu aplikaciju i složenost funkcija.

1. Identifikujte svoje potrebe:

Prije nego počnete tražiti pravi softver, razmislite koje su vam funkcije i značajke potrebne za upravljanje vašim poslovanjem.

Imajte na umu da neki softver nudi specijalizirane funkcije za određene industrije, dok su drugi univerzalni i mogu se prilagoditi potrebama različitih industrija.

2. Jednostavnost instalacije i korištenja softvera:

Razmislite koliko brzo možete implementirati novi softver u svoje poslovanje i koliko je jednostavan za korištenje.

Pronalaženje softvera s intuitivnim sučeljem i jednostavnim podešavanjem može uštedjeti vrijeme i minimizirati obuku zaposlenika. U idealnom slučaju, softver ima na raspolaganju tutorijale i video zapise za obuku koji će vam pomoći u obuci ili nudi konsultacije u kojima možete konsultovati implementaciju sistema u vašoj kompaniji.

3. Rješenja sa funkcionalnošću upravljanja finansijama:

Naprednije softversko rešenje sa funkcionalnošću upravljanja finansijama može pomoći malim preduzećima da prate i upravljaju finansijskim operacijama. Ovo će vam dati pregled prihoda i rashoda u sadašnjem vremenu iu bliskoj budućnosti ili ispunjenja budžeta. Možete predvidjeti razvoj novčanog toka u narednim mjesecima, isplativost projekata i slabe tačke gdje novac bespotrebno curi u kompaniju.

4. Mogućnost integracije sa drugim sistemima i softverom:

Razmislite koji drugi softver koristite i da li je novi softver kompatibilan i može li se lako integrirati s drugim sistemima. Pristupačni programabilni interfejs (API) je stoga ključan. Make je takođe popularna integracijska platforma, koja omogućava naprednu integraciju i automatizaciju.

Traženje softvera sa funkcijama uvoza i izvoza podataka može vam olakšati rad i svesti na minimum ručni unos podataka.

5. Razmotrite svoj budžet:

Prilikom odabira softvera uzmite u obzir svoj budžet i pokušajte pronaći rješenje koje zadovoljava vaše potrebe i koje je pristupačno za vaše poslovanje.

Budite pažljivi kada upoređujete ponude i razmislite da li su dodatne karakteristike vrijedne veće cijene. Besplatna probna verzija bi trebalo da bude nešto što se podrazumeva.

6. Mobilna aplikacija uključuje:

Dostupnost mobilne verzije sistema za upravljanje poslovanjem omogućava vama i vašim zaposlenima da ostanete povezani i odgovorite u pokretu, bez obzira na trenutnu lokaciju i opremu. Ovo je posebno važno kada je u pitanju upravljanje hibridnim i udaljenim timovima i aktivnostima.

Imajte na umu da mobilna aplikacija treba biti jednostavna za korištenje i dostupna na različitim operativnim sistemima.

7. Funkcije sveobuhvatnog izvještavanja:

Softversko rješenje sa sveobuhvatnim funkcijama izvještavanja može pomoći malim preduzećima da prate i analiziraju vaš poslovni učinak, prate učinkovitost vaših aktivnosti, projekata i kampanja kako biste mogli fleksibilno odgovoriti na novonastale situacije.

U idealnom slučaju, softver vaše kompanije pružit će vrijedan uvid u vaš finansijski učinak, napredak projekata i zadataka, kapacitet i iskorištenost zaposlenih i još mnogo toga. Osim toga, napredno rješenje omogućava kreiranje vlastitih grafičkih izvještaja i postavljanje različitih kriterija za agregiranje i sortiranje podataka.

8. Komunikacijska funkcija komponenti:

Traženje softvera sa komunikacijskim funkcijama kao što su alati za ćaskanje ili deljenje datoteka može pomoći preduzećima da efikasno upravljaju internom komunikacijom.

Također, traženje softvera koji se može integrirati s drugim komunikacijskim alatima poput video poziva može biti od pomoći za jednostavnu timsku suradnju.

Već odabrano?

Kao vlasnici malih preduzeća, imamo mnogo posla i često nije lako sve spojiti. Pravo softversko rješenje za upravljanje vašim poslovanjem može vam dati veliku prednost u odnosu na konkurenciju. Odjednom ćete dobiti pregled - narudžbi i zadataka i njihovih rokova, kupaca i komunikacije s njima, protoka novca i opterećenja pojedinih članova tima. Uštedjet ćete mnogo vremena provedenog na zadatke koji se ponavljaju s niskom dodanom vrijednošću. Umjesto toga, svoju energiju možete usmjeriti na inovacije i rješenja koja pokreću vaše poslovanje naprijed.

Autor: Caflou - Sistem upravljanja sve u jednom za mala i srednja preduzeća

Caflou će vam pomoći da efikasno upravljate čitavom kompanijom i njenim finansijama. To će vam omogućiti da pratite novčane tokove i predvidite njihov budući razvoj. Riješit ćete se rutinskog posla, smanjiti stopu grešaka, poboljšati timski rad i povećati učinak kompanije. Sve na jednom mestu. Sa bilo kojeg mjesta i po pristupačnoj cijeni.